Privacy policy statement

Privacy Policy for Applicants

The career system Umantis is a service of the Work in Progress Textilhandels GmbH.

The career system allows you to apply directly to vacancies at the Work in Progress Textilhandels GmbH as well as Work in Progress AG, Carhartt WIP UK Retail Ltd., Carhartt WIP UK Wholesale Ltd., Work in Progress France Sarl, Work in Progress Textilhandels GmbH - AT, Work in Progress Nederland B.V., Gin y Scotty SL, Gin & Luna S.L. 2017; Sarava 2011, S.L., Vibes Textilhandels GmbH (in the following: the WIP Group).

The protection and legally correct collection, processing, and use of your personal data are important for us. In order for you to feel safe when completing and sending us your online application, we comply with all legal data protection requirements when handling your application. By sending us your application data, you consent to the WIP Group storing your data.
Please read the following information about our data protection regulations.

1. RESPONSIBLE ENTITY
The entity responsible for collecting, processing, and using your personal data in accordance with the Federal Data Protection Act is the Work in Progress Textilhandels GmbH, Hegenheimer Str. 16, 79576 Weil am Rhein, Germany. 
Our data protection officer is available under dpo@carhartt-wip.com.

2. COLLECTING, PROCESSING, AND USING YOUR PERSONAL DATA
2.1 PERSONAL DATA
Personal data means any information about material or personal circumstances of a specific and identifiable natural person. This includes your name, your telephone number, your address, as well as all application data that you share with us in the course of your application.
The categories of personal data processed specifically include:
• Your master data (such as first name, surname, titles, nationality and your personnel number in your contract of employment)
• Contact details (including private address, (mobile) telephone number, email address)
• ID photo
• Additional information from your contract of employment (e.g. time-recording data, leave periods, times of work incapacity, further training, qualifications, driver’s licence, social data, bank account details, social security number, pension insurance number, salary data and tax identification number)
• The personal information taken from your contract of employment also includes special types of personal data such as health data and religion
• Details of your profiles on social media (e.g. LinkedIn and XING)
• In the case of job applications, information on the content of previous/current contracts of employment, e.g. job tasks, performance data and posts occupied. (This information may also be extracted from your correspondence/CV/attached work testimonials)
• In the case of applications, we also collect and process other (voluntarily supplied) details such as earliest start date, regional mobility, requested number of hours and duration of employment, previous jobs, references or information as to how you became aware of the job vacancy
• Information on your interests outside work: hobbies, voluntary work
• Other information that you voluntarily supply to us as part of the application process by uploading the information or otherwise making it available to us, such as in your application correspondence, CV, references or in the form of your ID photo
Your personal data will in general be collected directly from you as part of the appointment process or during your contract of employment. In certain circumstances, statutory regulations may make it necessary to collect your personal data through other means. In particular, this includes case-specific aspects of tax-related information from the relevant tax authority as well as information on times of work incapacity from the relevant health insurance company. Furthermore, it is also possible that we may receive data from third parties (e.g. employment agencies).

2.2 CONSENT AT REGISTRATION
In order to apply electronically for a job at Carhartt you need to register on our job portal and to consent to the processing and use of your data for the purpose of a job application at a Company of the WIP Group. For registration we ask you for your name and 1st name and your email-address. We will use this address only for communicating with you for the purpose of your job application.
You may withdraw your consent any time later.

2.3 CONSENT WHEN APPLYING FOR JOBS OUTSIDE GERMANY
The WIP Carhartt head quarter in Weil am Rhein collects your application data and transfers them to the respective location in the Carhartt group that you apply for a job at. With your application you consent to such transfer. If the location of your choice is outside the European Economic Area, you also consent to processing of your data in a third country under data protection law.

2.4 CONSENT TO STORING YOUR DATA AFTER REJECTION OF YOUR APPLICATION
By ticking the respective check-box, you can determine during the registration process already whether your data - after a rejection of your application - should deleted in compliance with legal provisions, or should be kept on record for consideration for other job openings. Please see 3. Storing and deleting your data.

2.5 COLLECTING, PROCESSING, AND USING PERSONAL DATA
For the purposes of managing your online application, we will collect, process, and use your personal data that you have disclosed to us via the online application form. With the exception of the mandatory fields marked with asterisks, you decide yourself which data you are willing to enter and share with us. The mandatory fields include your first name and surname, email address, phone number.

Application documents such as your letter of application, CV, educational and training qualifications and work certificates can be uploaded into the applicant database.

This data will only be stored, evaluated, processed or forwarded internally as part of your application. It may be transferred within the Carhartt Group as described in 2. Consent when applying for jobs outside Germany. It is only accessible to Carhartt HR personnel and to those individuals who are in charge of making the decision.
Under no circumstances your data be will transferred to any other company or individual outside of Carhartt , or used for any other purpose. The data may be processed or used for statistical purposes (e.g. reporting). In such cases, data no longer relate to an identifiable person. Should you take up employment at a Carhartt WIP company, your application data, or at least a part of it, will be added to your personnel file.

2.6 STORING OF YOUR APPLICATION DATA BY Umantis
For our Managementsystem we using the Services of Haufe-Lexware Services GmbH & Co. KG, Frauenhoferstr. 5, 82152 Planegg (“Umantis”).

Protect your profile on our job portal against unauthorized access by choosing an appropriate password.

Carhartt WIP and the software partner Umantis have taken the organizational and technical measures required to protect the confidentiality of your application. Under the terms of their employment contract, all the employees in our HR department and that of our software partner are obliged to comply with data secrecy provisions to keep personal details confidential. An automatically activated 128 bit encryption system ensures that your data will be transmitted securely. When processing data, we take into account general data security standards in line with the latest technology.

3. DELETING PERSONAL DATA
After you have applied for a job, but you have been notified that your application has been rejected, then your personal data will remain stored for a time period of about at latest six months, after which it will be deleted (profile and application data). You will not be notified that the data has been deleted.

If you have applied, but we were unable to offer you a suitable position at that time, we may add your application to a talent pool, provided that you have consented with that according to section 2.4 Consent to storing your data after rejection of your application.
In such a case, you will be notified. Should you not want this, or if you should no longer be interested, you can delete your data (profile and application data) yourself whenever you wish. If your application is added to a talent pool, the data will be stored for 12 months and then deleted without notification.

4. YOUR RIGHTS
4.1 WITHDRAWL OF CONSENT
You can withdraw your consent to the processing of your personal data at any time with effect for the future. Please note that the withdrawal of your consent will not have any impact on the lawfulness of previous data processing and will not apply to processing of data for which legal permission has been granted and that may therefore be processed without your consent.

4.2 INFORAMATION
You have the right to obtain at any time information about what personal data we process in relation to you and how this is processed; you also have the right to require a copy of your personal data we hold on file (Art. 15 GDPR). Please note that the provision of additional copies of your personal data held on file by us may be subject to a fee.

4.3 RECTIFICATION
You have the right to require the rectification of any inaccurate personal data and to the completion of any personal data on you that is deficient (Art. 16 GDPR).

4.4 ERASURE
Concerning the erasure of your personal data: please note that the right of erasure of data does not apply to data required by us for the purposes of contract conclusion and performance and for the establishment, exercise or defence of legal claims as well as data that is subject to statutory, regulatory or contractual retention obligations (Art. 17 GDPR).

4.5 RESTRICTION OF PROCESSING
You have the right require restriction of the processing of your data under certain circumstances; for instance if you are of the opinion that your data is incorrect, processing is unlawful or you have objected to your data being processed. This means your data can only be processed to a very limited extent without your consent or, for example, only for the establishment, exercise or defence of legal claims or for the protection of the rights of other natural or legal persons (Art. 18 GDPR).

4.6 OBJECTION TO DATA PROCESSING
Right to object per Article 21 GDPR
In addition to the above-mentioned rights, you also have the right to object on grounds relating your particular situation, as follows:
You have the right at any time, for reasons arising from your particular situation, to object to the processing of personal data concerning you in accordance with Article 6, 1 (f) GDPR (legitimate interests pursued by the controller or by a third party
are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject). No specific form is required for your objection.

If you file an objection, we will no longer process your personal data unless we can demonstrate that there are compelling and legitimate reasons to process it that override your interests, rights and liberties, or the processing serves to assert, exercise or defend legal Claims.
 
4.7 DATA PORTABILITY
You have the right to provision of the personal data you have provided to us, which we will process after receiving your consent to do so or for the purposes of contract performance, in a structured, commonly used and machine-readable format and the right to require direct transmission of this data to a third party where this is technically feasible (Art. 20 GDPR).

4.8 RIGHT TO LODGE A COMPLAINT WITH A SUPERVISORY AUTHORITY
You have the right to lodge a complaint with the competent data protection authority if, for instance, you are of the opinion that our processing of your data does not conform to legal requirements or you believe that we have not adequately taken your rights as described above into consideration.
The supervisory authority responsible for us is: The State Authority for Data Protection and Freedom of Information (Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit), Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart Tel.: 0711/615541-0, Fax: 0711/615541-15, poststelle@lfdi.bwl.de


5. RIGHT TO INFORMATION/ CONTACT
If you have any further question regarding your data please contact:

Work in Progress Textilhandels GmbH
Hegenheimer Str. 16
79576 Weil am Rhein
Email: privacy@carhartt-wip.com

May 2018


Datenschutz

Das Bewerbermanagementsystem Umantis ist ein Angebot der Carhartt Work in Progress Textilhandels GmbH.

Über das Bewerbermanagementsystem kannst du dich direkt auf freie Jobs bei der WIP Textilhandels GmbH, Work in Progress AG, Carhartt WIP UK Retail Ltd., Carhartt WIP UK Wholesale Ltd., Work in Progress France Sarl, Work in Progress Textilhandels GmbH - AT, Work in Progress Nederland B.V., Gin y Scotty SL, Gin & Luna S.L. 2017; Sarava 2011, S.L., sowie Vibes Textilhandels GmbH (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als: WIP Gruppe) bewerben.
Der Schutz und die gesetzeskonforme Erhebung, Verarbeitung und Nutzung deiner personenbezogenen Daten ist für uns ein wichtiges Anliegen. Damit du dich beim Ausfüllen und Abschicken deiner Online-Bewerbung sicher fühlst, beachten wir bei der Bearbeitung deiner Bewerbung selbstverständlich die datenschutzrechtlichen Vorgaben. Mit der Absendung deiner Bewerbungsdaten erteilst du dein Einverständnis, dass deine Daten bei der WIP Gruppe gespeichert werden.
Im Folgenden möchten wir dich über unsere Datenschutzbestimmungen informieren.

1. VERANTWORTLICHE STELLE
Verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung deiner personenbezogenen Daten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes ist die Work in Progress Textilhandels GmbH, Hegenheimer Str. 16, 79576 Weil am Rhein.
Du erreichst unseren Datenschutzbeauftragten unter dpo@carhartt-wip.com.

2. ERHEBUNG, VERARBEITUNG UND NUTZUNG DEINER PERSONENBEZOGENEN DATEN
2.1 PERSONENBEZOGENE DATEN
Personenbezogene Daten sind Angaben über sachliche oder persönliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Hierunter fallen beispielsweise dein Name, deine Telefonnummer, deine Anschrift, sowie sämtliche Bewerbungsdaten, die du uns im Rahmen deiner Bewerbung mitteilst.

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere: 
• Deine Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit und die Personalnummer im Beschäftigtenverhältnis)
• Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Passbild
• weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis (z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Fortbildungen, Qualifikation, Führerschein Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten sowie die Steueridentifikationsnummer)
• Zu den personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis gehören auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten oder Religion
• Angaben zu deinen Profilen auf sozialen Medien (z.B. LinkedIn und XING)
• Bei Bewerbungen Daten über den Inhalt ehemaliger/aktueller Arbeitsverhältnisse, z.B. Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen. (Diese Daten können sich aus deinem Anschreiben/Lebenslauf/beigefügten Arbeitszeugnissen ergeben)
• Daneben erheben und verarbeiten wir bei Bewerbungen diverse weitere (freiwillige) Angaben wie z.B. frühestes Eintrittsdatum, regionale Mobilität, gewünschte Stundenzahl und Einsatzdauer, frühere Beschäftigungen, Referenzen oder Informationen darüber, wie Sie auf die Stelle aufmerksam geworden sind
• Daten über außerberufliche Interessen: Hobbies, ehrenamtliches Engagement
• Anderweitige Daten, die Du uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlässt, indem Du sie hochgeladen oder uns anderweitig zukommen lassen hast, wie etwa in deinem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse, Passbild

Deine personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Dir im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften deine personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.

2.2 EINWILLIGUNG BEI DER REGISTRIERUNG
Damit du dich bei Carhartt WIP elektronisch bewerben kannst, musst du dich auf unserem Portal registrieren und in die Verarbeitung deiner Daten zum Zweck einer Bewerbung bei einem Unternehmen der WIP Gruppe einwilligen. Für die Registrierung erheben wir deinen Namen und Vornamen, sowie deine E-Mail-Adresse. Über diese Adresse werden wir mit dir nur zum Zweck der Bewerbung korrespondieren.
Du kannst deine Einwilligung danach jederzeit widerrufen.

2.3 EINWILLIGUNG BEI DER BEWERBUNG FÜR STELLEN AUSSERHALB DEUTSCHLANDS
Die Carhartt WIP Hauptniederlassung in Weil am Rhein nimmt deine Bewerbung entgegen und leitet sie an diejenige Niederlassung in der WIP Gruppe weiter, bei der du dich bewerben willst. In diese Weitergabe willigst du mit deiner Bewerbung ein. Befindet sich die Niederlassung deiner Wahl außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums, willigst du auch in die Verarbeitung deiner Daten im entsprechenden Drittland ein.

2.4 EINWILLIGUNG IN DIE SPEICHERUNG DEINER DATEN NACH DEINER BEWERBUNG
Du kannst durch Wahl der entsprechenden Schaltfläche bereits bei deiner Registrierung festlegen, ob deine Daten nach einer Absage durch die WIP Gruppe in Einhaltung gesetzlicher Fristen gelöscht, oder für die Berücksichtigung bei der Besetzung anderer offener Stellen bei der WIP Gruppe weiter gespeichert bleiben sollen. Siehe dazu 3. Speicherung und Löschung Ihrer Daten.

2.5 ERHEBUNG, VERARBEITUNG UND NUTZUNG DEINER PERSONENBEZOGENEN DATEN
Zur Bearbeitung deiner Online-Bewerbung erheben, verarbeiten und nutzen wir deine personenbezogenen Daten, die du uns über das Online-Bewerbungs-Formular mitgeteilt hast. Außerhalb der durch ein Sternchen gekennzeichneten Pflichtfelder entscheidest du selbst, welche Daten du eingibst und an uns weiterleiten möchtest. Pflichtfelder sind Vor- und Zuname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
Zudem werden Bewerbungsunterlagen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse sowie Arbeitszeugnisse erfasst.
Diese Daten werden ausschließlich im Rahmen deiner Bewerbung gespeichert, ausgewertet, bearbeitet oder wie in 2. 3 Einwilligung bei der Bewerbung für Stellen außerhalb Deutschlands beschrieben, innerhalb der WIP Gruppe weitergeleitet. Sie sind nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Personalabteilung und den für die Auswahl verantwortlichen Personen bei der WIP Gruppe zugänglich. Deine Daten werden auf keinen Fall an Unternehmen oder Personen außerhalb der WIP Gruppe weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet.
Die Daten können für statistische Zwecke (z.B. Reporting) verarbeitet und genutzt werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen mehr möglich.
Trittst du eine Arbeitsstelle bei einem Unternehmen der WIP Gruppe an, werden deine persönlichen Daten, oder allenfalls ein Auszug davon, in deine Personalakte übernommen.

2.6 SPEICHERUNG DEINER BEWERBERDATEN BEI UMANTIS
Für unser Bewerbermanagementsystem nutzen wir die Services von Haufe-Lexware Services GmbH & Co. KG, Frauenhoferstr. 5, 82152 Planegg (“Umantis”).
Schütze dein Profil auf unserem Portal vor unerlaubtem Zugriff durch Vergabe eines geeigneten Passworts.
Die WIP Gruppe und der Software-Partner Umantis haben die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen unternommen, um die Vertraulichkeit deiner Bewerbung sicherzustellen. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung wie auch unseres Software-Partners sind im Rahmen ihres arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses zur Verschwiegenheit über persönliche Daten verpflichtet. Dank einer automatisch aktivierten 128bit-Verschlüsselung ist für eine sichere Übertragung deiner Daten gesorgt. Bei der Datenverarbeitung werden die allgemeinen Standards zur Datensicherheit gemäß aktuellem Stand der Technik berücksichtigt.

3. LÖSCHUNG DEINER PERSONENBEZOGENEN DATEN
Wenn du dich beworben hast, jedoch einen ablehnenden Bescheid erhalten hast, werden deine Angaben nach spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert und danach gelöscht (Profil und Bewerbung). Es erfolgt keine Mitteilung über die Löschung der Daten.
Wenn du dich beworben hast, wir dir zu diesem Zeitpunkt jedoch keine passende Stelle anbieten können, werden wir deine Bewerbung entsprechend deiner Einwilligung gemäß 2.4 Einwilligung in die Speicherung deiner Daten nach deiner Bewerbung einem Talentpool zuzuordnen. Solltest du damit nicht einverstanden oder nicht mehr interessiert sein, kannst du jederzeit in deinem Profil deine Daten (Profil und Bewerbung) zur Löschung markieren.

Bitte beachte, dass du in diesem Fall auch von allen laufenden Bewerbungsverfahren zurücktrittst.

4. DEINE RECHTE
4.1 WIDERRUF DER EINWILLIGUNG
Du kannst ggfs. erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachte, dass der Widerruf keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Datenverarbeitung hat und dass er sich nicht auf solche Datenverarbeitungen erstreckt, für die ein gesetzlicher Erlaubnisgrund vorliegt und die daher auch ohne deine Einwilligung verarbeitet werden dürfen.

4.2 AUSKUNFT
Du kannst jederzeit verlangen, dass wir dir Auskunft darüber erteilen, welche deiner personenbezogenen Daten wir in welcher Form verarbeiten und eine Kopie der von dir gespeicherten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, Art. 15 DSGVO. Bitte beachte, dass weitere Kopien der von dir gespeicherten personenbezogenen Daten ggfs. kostenpflichtig sind.

4.3 BERICHTIGUNG
Du kannst die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen, Art. 16 DSGVO.

4.4 LÖSCHUNG
Zur Löschung deiner personenbezogenen Daten: Bitte beachte, von der Löschung ausgenommen sind Daten, die wir zur Durchführung und Abwicklung von Verträgen und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sowie Daten, für die gesetzliche, aufsichtsrechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 17 DSGVO.

4.5. EINSCHRÄNKUNG DER VERARBEITUNG
Du kannst unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z.B. wenn du der Ansicht bist, dass deine Daten unrichtig sind, wenn die Verarbeitung rechtswidrig ist oder du Widerspruch gegen die Datenverarbeitung eingelegt hast. Dies führt dazu, dass deine Daten ohne deine Einwilligung nur sehr beschränkt verarbeitet werden dürfen, z.B. zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher und juristischer Personen, Art. 18 DSGVO.

4.6. WIDERSPRUCH GEGEN DIE DATENVERARBEITUNG
Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO 
Zusätzlich zu den vorgenannten Rechten, steht Dir ein einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht wie folgt zu:
Du hast das Recht aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Dir betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Widerspruch kann formfrei an uns erfolgen.
Legst Du Widerspruch ein, werden wir Deine personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4.7 DATENÜBERTRAGBARKEIT
Du hast das Recht, die Daten, die du uns bereitgestellt hast und die wir auf Grundlage deiner Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und im Rahmen des technisch machbaren eine direkte Übermittlung dieser Daten an Dritte zu verlangen, Art. 20 DSGVO.

4.8 BESCHWERDERECHT BEI DER AUFSICHTSBEHÖRDE 
Wenn du z.B. der Ansicht bist, dass unsere Datenverarbeitung rechtswidrig ist oder wir die oben beschriebenen Rechte nicht in dem notwendigen Umfang gewährt haben, hast du das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen.
Die für uns zuständige Behörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart Tel.: 0711/615541-0, Fax: 0711/615541-15, poststelle@lfdi.bwl.de

5. AUSKUNFT/KONTAKT
Bei Fragen zur Verwendung deiner Daten wende dich bitte an:
Work in Progress Textilhandels GmbH
Hegenheimer Str. 16
79576 Weil am Rhein
E-Mail: privacy@carhartt-wip.com

Mai 2018